Le travail à distance demande en effet d’opérer certains changements dans l’organisation de chacun et appelle également à faire un effort supplémentaire sur la communication. Il est ainsi devenu nécessaire de modifier vos habitudes pour conserver toute votre efficience et livrer vos projets à vos clients tout en garantissant leur qualité.
Manager vos collaborateurs et mener à bien vos projets en cours lorsque vous êtes en télétravail est très différent du management en présentiel. Il est très important de maintenir le lien, mais aussi de conserver la bonne humeur, la confiance et les émotions positives de chacun.
Ayez toujours à l’esprit que certains de vos collaborateurs seront ravis de travailler depuis chez eux, mais que d’autres vivront le télétravail de manière bien plus négative. Rester seul chez soi toute la journée, ou encore travailler avec son conjoint ou ses enfants à la maison demande une rigueur particulière qui n’est pas du goût de tous. Il est donc intéressant dans ce cas de bien répartir la charge de travail en fonction des contraintes de chacun. Par ailleurs, même lorsque vos collaborateurs aiment travailler depuis la maison, ils ont besoin de vous et de votre présence. Ils ont besoin de savoir que vous formez toujours une équipe, de voir votre sourire, et de partager les moments difficiles comme les réussites avec vous. Créez de nouveaux rituels avec vos collaborateurs ou vos associés, et instaurez des temps d’échanges pendant lesquels toute l’équipe est présente.
Le management de projet en télétravail requière aussi des ajustement. Entre autres, lorsque l’on travaille au sein d’une agence de communication, on ne peut pas se permettre de laisser place aux incertitudes car chaque détail compte. Vous n’avez plus de rendez-vous avec vos clients, les réunions d’équipe en présentiel n’existent plus, et peut-être qu’être seul chez vous nuit un peu à votre inspiration et à votre rigueur. Il vous faut donc trouver une organisation différente pour conserver toute votre efficacité. Plus que jamais, il est nécessaire de communiquer sur les échéances et le calendrier des délais à respecter.
Lorsque vous télétravaillez sur des projets en cours, le plus important est de maintenir le lien avec vos collaborateurs, vos associés et vos clients. Les échanges que vous aviez toute la journée avec les hommes et les femmes qui constituent votre environnement de travail se faisaient tout naturellement lorsque vous travailliez en présentiel. Désormais, il vous faut fournir un effort pour continuer à échanger autant qu’avant. Cela devient rapidement naturel, il s’agit déborder les relations de travail sous un autre angle.
Les visioconférences sont très prisées des télétravailleurs. Elles remplacent les échanges en face-à-face de manière très efficace. Elles vous permettent de vous exprimer librement et de vive-voix avec vos interlocuteurs. Le simple fait de voir le visage des personnes avec lesquelles vous travaillez induit une communication de bonne qualité. Outre les appels en visioconférence, les autres formes de communication sont également bienvenues. Maintenir le lien, c’est aussi continuer les appels téléphoniques habituels, les sms et les mails, qui sont indispensables dans tout travail. Tenez vos collaborateurs et vos clients régulièrement informés des avancées réalisées sur les projets en cours.
Pour gérer un projet entre télétravailleurs, que ce soit avec vos collègues ou avec vos clients, il est possible d’utiliser un outil collaboratif de gestion de projets en ligne. Ces outils sont très efficaces et la communication se fait naturellement car vous remplissez un tableau de bord avec des indicateurs concernant l’avancée de chaque personne presque en temps réel. Vous avez également la possibilité d’attribuer des tâches aux membres de vos équipes. Cet outil donne confiance à vos collaborateurs et à vos clients car il préserve la bonne organisation des équipes et permet une fluidité dans la transmission des informations, ce qui crée un lien permanent avec les personnes impliquées dans les projets.
Comme vous n’êtes plus au bureau et que votre espace de travail a changé, vous avez certainement du travailler différemment. Votre organisation est évidemment perturbée par le télétravail et cela implique de réaliser quelques changements.
En télétravail, il n’est pas toujours possible de naviguer aussi facilement d’un projet à un autre. Parfois, la maison est assez animée, ce qui requière une concentration plus intense. Ainsi, mieux vaut établir un planning pour chaque journée et prévoir des plages horaires dédiées à chaque projet. Vous pouvez, par exemple, décider de consacrer deux heures à chaque projet. Ainsi, si vous n’avez pas pu vous concentrer suffisamment sur un projet à une certaine heure, rien n’est irrattrapable car vous savez que la prochaine plage est prévue dans la semaine.
En télétravail comme en présentiel, il n’est pas possible de travailler en discutant en permanence avec ses collègues ou avec ses clients. On ne peut en effet pas faire deux choses à la fois correctement. En télétravail, vous avez peut-être l’impression qu’il faut être connecté en permanence à votre ordinateur ou à votre téléphone. Ce n’est pas le cas, et pour rester efficace et efficient dans vos projets, il est intéressant de choisir des plages pendant lesquelles vous communiquez avec vos clients et avec vos collaborateurs. Cela peut être à la fin ou au début de chaque plage horaire déterminée pour chaque projet. Ainsi, vous conservez des temps de production et des temps d’organisation bien distincts.
Si vous travaillez au sein d’une agence de communication, vous avez la possibilité, en télétravail, de mener à bien vos projets, comme vous le faisiez habituellement auparavant. Comme vous disposez déjà de tous les outils numériques nécessaires et que vous êtes des utilisateurs chevronnés des nouvelles technologies, le changement induit par cette nouvelle façon de travailler n’est finalement pas si inédit. En revanche, le travail à distance demande une rigueur bien plus grande sur l’organisation de vos journées et une répartition des tâches équilibrée, notamment en fonction des contraintes que chacun rencontre à son domicile. L’essentiel est en tout cas de bien maintenir le lien et les échanges avec vos associés, vos équipes et vos clients.