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Nombreuses sont les entreprises qui ont recours à la gestion de projet pour fluidifier leur organisation. Ladite gestion favorise non seulement la collaboration à différents niveaux, mais garantit également la coordination des travaux à réaliser. Qu’il s’agisse de planifier des ressources, de communiquer des objectifs, d’attribuer des tâches ou de gérer des délais, elle est d’une grande aide. Toutefois, il n’est pas toujours évident de disposer d’une gestion et d’une vision globales sur l’avancement des tâches. Les chefs de projets font généralement face à des challenges tels que la difficulté à recruter un personnel compétent, les contraintes de temps…

 

Pour plus de praticité et un gain de temps, les outils de gestion de projet collaboratif se sont imposés comme des incontournables. Ils améliorent la productivité des employés et leur permettent de travailler en équipe, centralisent les informations relatives aux projets et structurent toutes les phases associées. Bien qu’il existe plusieurs outils de gestion de projet  collaboratif sur le marché, certains ont su se distinguer des autres. Pour vous assister lors de vos recherches, les 5 meilleurs ont été présentés dans cet article.

Les principales fonctionnalités des outils de gestion de projet collaboratif

Grâce à ces outils, le personnel de l’entreprise a un espace collaboratif dédié à sa disposition. Cet espace centralise la gestion des missions et le partage de données entre les collaborateurs de la même équipe ou d’une autre.

 

Plusieurs équipes de différents métiers peuvent être concernées par le même projet. Ainsi, la centralisation des données sur une interface unique joue un rôle important. Les outils de gestion de projet optimisent et simplifient le travail collaboratif, même pour les employés contraints de le faire à distance. Les logiciels de gestion de projet collaboratif ont 6 fonctionnalités principales :

 

• la gestion des tâches ;
• la gestion des plannings ;
• la gestion du temps ;
• l’accès aux flux d’informations ;
• la gestion des documents ;
• les tableaux de bord.

La gestion des tâches

Création de listes de tâches, assignation de missions aux membres des équipes, ajout de commentaires ou de notes sur les projets réalisés… Pour une vision globale des projets dans le temps, le diagramme Gantt est le mieux adapté.

La gestion des plannings

Afin d’assurer la fluidité de l’avancement des projets et de garantir la réalisation de la production selon les métiers, les tâches doivent être coordonnées et les projets organisés en plusieurs parties.

La gestion du temps

Cet onglet facilite l’évaluation de la charge de travail et le suivi du temps passé par les collaborateurs sur les missions en cours de réalisation.

L’accès aux flux d’informations

Les membres des équipes reçoivent des données partagées comme les alertes intégrées dans certaines missions, les informations de suivi, …

La gestion des documents

Cet espace est réservé au partage des fichiers et des documents essentiels à la réalisation des projets. Dans certains cas, il est possible d’intégrer un outil de stockage (Google Drive, par exemple).

Les tableaux de bord

Ils proposent des vues sur les avancées des différents projets et peuvent être entièrement personnalisés sur certains logiciels.

Notre sélection d’outil

Monday.com

Planification, organisation et suivi de tous les projets sur un seul espace : voilà ce que propose Monday.com. Cet outil facilite aussi les échanges entre les employés d’une ou plusieurs équipes, ou de collaborateurs externes. Il est également possible de s’en servir pour le partage des fichiers et des documents, la description d’éléments, l’attribution de missions spécifiques…

 

L’une des particularités de Monday.com se trouve dans le fait qu’il peut être entièrement personnalisé. Que vous partiez d’un modèle vierge ou prédéfini, vous pourrez par la suite l’adapter selon votre usage et vos besoins. Différentes couleurs permettent de distinguer les travaux planifiés, les tâches en cours de réalisation et les missions terminées. D’un simple coup d’œil, vous aurez une vue globale de l’avancement des projets.

Asana

Asana embarque un grand nombre de fonctionnalités et a été spécialement développé pour la gestion du travail en équipe. Sa version gratuite peut accueillir 15 utilisateurs au même moment et leur propose un agenda, des pages pour créer des projets et des interfaces de gestion de missions. Elle favorise aussi les interactions sur la plateforme et l’insertion de fichiers joints.

 

De son côté, la version premium est destinée aux entreprises comptant plus de collaborateurs et dont le niveau de complexité des tâches est élevé. Elle est idéale pour l’organisation des travaux selon un ordre bien précis, la création de champs personnalisables pour chaque collaborateur, la rédaction de rapports, la présentation de l’avancée du projet sous forme de diagramme… Que vous optiez pour la version gratuite ou premium, sachez que le logiciel Asana propose des services remarquables.

Favro

Cet outil de gestion de projet collaboratif est très apprécié par les professionnels du marketing, les développeurs, … Il leur est d’une grande aide pour la planification, le suivi et l’évolution des idées, ainsi que pour l’ajout ou l’intégration d’options (il a d’ailleurs été conçu de manière à s’adapter à tous les types de projets). Il prend en charge les frameworks Scrum et Kanban, et propose des données agrégées, des carnets de commandes personnalisables et des tableaux de bord.

 

Favro comprend un tableau pour la planification et l’exécution des projets (ainsi, chaque collaborateur peut y mentionner ses différentes tâches et informer les autres de leur état). Il embarque aussi un système qui permet de décomposer les projets en plusieurs missions (idéal pour suivre chacune d’elles séparément). Favro peut être intégré à Dropbox et Google Drive, et toutes ses solutions hébergées sont certifiées ISO.

Teamwork

Teamwork comprend un tableau de bord unique et intuitif qui n’affiche que les missions les plus récentes. Cela permet d’identifier certaines cibles et de les traiter en priorité, et ce, même si de nombreux projets sont disponibles.

 

Teamwork intègre aussi des fonctions collaboratives et garantit la prise en charge de plusieurs méthodes de gestion de projets, avec divers modèles, vues et options de personnalisation. En plus de cela, il offre des possibilités de collaboration et de planification de projets et de tâches aux utilisateurs. Grâce à ses applications intelligentes, Teamwork fournit rapidement des résultats et produit des rapports précis. De son côté, son onglet de facturation peut être utilisé pour la création des factures des clients.

Tamplo

Tamplo est l’un des outils par excellence pour passer des réunions aux plans d’actions. Il a notamment été conçu pour assurer la connexion entre les comptes rendus des réunions et les actions. Contrairement aux logiciels de la concurrence, Tamplo offre la possibilité aux consultants experts de fournir des services d’accompagnement et de conseil sur-mesure aux différents collaborateurs. Il adapte aussi les vues de ces derniers selon leurs droits d’accès. Pour l’optimisation des réunions, ne faites surtout pas l’impasse sur Tamplo.